ペーパーレス化の再徹底vol.2

前回まで

外部委員がいる会議で、県庁のペーパーレス化が遅れている指摘を受け、今までの取組を振り返り、進捗の遅さを反省し、決断すればできることが中々できていない現状が分かってきました。

課題と展望

それでも決断するだけではダメで、中々できない理由を突き止めることが重要ですが、ペーパーレス化の旗を挙げて2年近くたっている現在、どうやってペーパーレス化を進めるかの課題は既に出そろっているはずです。

今までにやってきたことを書き上げてみると、

まず、意識啓発として、CIOの出野副知事から全庁的にペーパーレスを進めましょうとの呼びかけをし、各部局のデジタル推進官には、今できる取組を推進するよう指示をしました。

全庁の共通業務については、前回の表の通り、担当課が率先してペーパーレスの方法でのやり方を提示し、チャレンジしていますので、今後は、出てきた課題をその都度解決していきながら（アジャイル開発と同じ）より良い方法を模索していくことになります。

• ペーパーレス化の再徹底vol.1

部長協議などの各協議におけるペーパーレス化については、昨年の12月までにモバイルパソコンを知事部局の全職員に配備（交通基盤部の一部を除く）したので、紙でなくても情報共有はできる状況にあります。協議で紙を減らすかどうかは、部長の“トップの一言”で決まります。

また、庁内会議であれば、データの共有はモバイルパソコンでできますので、これについても、主催者が「ペーパーレスで行います」と言えばできることになります。実際に行政経営課では、再度、全庁に周知するべく「庁内会議のルール」を通知しています。（「庁内会議のルール」参照）

このような中、デジタル戦略局では、これまでの仕事のやり方を大幅に変える、電算システムの改良やモバイルパソコンの導入を先行して進め、更に業務遂行上必要な庁舎内Wi-Fiの整備等、ペーパーレス化に向けた技術的にできる環境改善などを進めてきました。

一方で、ペーパーレス化には、法律や条例、規則で紙として保存しなければいけないという壁が立ちはだかります。それらを改正しないと紙の使用はなくならない訳です。こうした中、ようやく国は本年2月7日に「行政文書の管理に関するガイドライン」（平成23年4月1日内閣総理大臣決定）を改正して、「令和4年度から、電子媒体で作成・取得・管理を基本とすること」と各省庁へ通知（令和4年2月10日内閣府文書管理課長）しました。

県では、既に電子契約などペーパーレスにつながる検討について、昨年の6月から行政経営課やデジタル戦略課、法務文書課等の関係者で構成する検討会を立ち上げて、課題抽出から対応方法等について検討していますので、国と同様に、文書管理の電子媒体化の方向性を示す県としてのガイドラインを早急に作成し、各部局はそれをもとに、それぞれの規則・規定を改正し、電子媒体での管理に変えていく流れを早急につくるべきです。

また、ペーパーレスの取組を一層加速させ、持続的に行っていくためには、ペーパーレス化の進捗管理を定量的に評価すべきだと思います。

例えば、紙の使用については、コピー機のカウンターで所属ごと数量把握し評価し、文書管理については、統合ファイルサーバーへの電子媒体の保存量を調査し、調査だけではなく評価していくことが必要だと思います。

そのためにも、デジタル戦略局では、ペーパーレス化に取り組む各所属から、「環境が整っていないからペーパーレスが進まない！」と言われないよう、まずは我々ができることを着実に進めていきます。