実践NOTE552 「業務改善から始める魅力ある学校づくり」

業務改善から始める魅力ある学校づくり

静岡県立磐田農業高等学校　主任　木下 由加里 

はじめに

　本校では令和2年度に民間ノウハウを活用した業務改善活動のモデル校として、KPT（ケプト）（Keep(継続)・Problem(課題)・Try(改善)）ボードの活用等による業務改善に取り組みました。
　KPTボードは、業務改善意欲の向上や課題を共有するための有効な手段として、継続して活用しています。また、業務改善ミーティングにより若手職員や異動して間もない職員にとっても話しやすい雰囲気づくりが構築され、業務改善活動の様々な効果を実感しています。

現在のKPTボード

　これまでは模造紙に付箋を貼って活用していましたが、今年度からロイロノートを使用しています。ロイロノートは各自のパソコンから同時に閲覧・編集が可能で、自席にいながら全員が同じ画面を見て話し合うことができます。
　これまでの課題として、KPTボードに書き出してはみたものの、誰が・いつまでに取り組むのかが明確でなく、結局課題が手付かずのまま残ってしまうことがありました。そこで、重要度や難易度、各自の仕事量に応じてできそうな改善を選び、期限を決めて取り組むこととしました。課題を記入した付箋に担当者名と期限を追記し、定期的に進捗状況を報告することで、事務室一体となって業務改善に取り組んでいます。

学校全体で取り組む業務改善

　昨年度は、管理職が課題を取りまとめ、学校全体として業務改善に取り組みました。事務職員だけでは気付かなかった課題や教員が感じている困り感を共有することができ、改善につなげることができました。
　例えば、教室のプロジェクター投影画面が外光で反射して見にくいという課題に対する遮光カーテンの設置や、事務室・職員室間の連絡が大変という課題に対する事務室・職員室双方向の伝言板等、3つのGoogleスプレッドシートを活用したシートを作成しました。

おわりに

　業務改善を進める上では、一人一人の意欲と事務室、職員室が一体となって取り組む体制が重要だと実感しました。日々の改善の積み重ねが業務効率化や多忙化解消につながり、生徒にとっても教職員にとっても魅力ある学校となるよう、今後も一丸となって実践していきたいと思います。